Confidentialité et procédures

Confidentialité

Les documents qui nous sont confiés (originaux et fichiers) sont traités de manière strictement confidentielle.
Ils ne sont jamais mis en ligne ni utilisés à des fins de prospection, de démonstration commerciale ou de communication, sauf accord écrit du/de la propriétaire.

Une présentation de type success story (avant/après, étapes de prise en charge, etc.) peut être publiée sur le site The Document Doctor uniquement avec l’autorisation préalable du/de la propriétaire des documents sources.
L’autorisation précise les éléments pouvant être montrés (extraits, floutage/masquage, anonymisation, mentions de noms, etc.).

Les fichiers numérisés et traités sont remis au/à la client·e sur un disque dur (ou autre support convenu).
Sur demande, nous pouvons conserver une sauvegarde des fichiers contre des frais annuels.
- Cette sauvegarde vise uniquement la sécurité (restauration en cas de perte/corruption) et ne constitue pas une mise à disposition publique.
- Les modalités (durée, volume, support, conditions de restauration) sont définies dans l’offre et/ou le contrat.

Pour certains mandats (documents confidentiels, rares, précieux ou difficiles à déplacer), tout ou partie des opérations peut être réalisé dans les locaux du/de la client·e.
Si souhaité, un contrat de confidentialité (NDA) peut être établi. Les clauses sont discutées au cas par cas.

Accès aux documents et aux fichiers limité aux personnes impliquées dans le mandat.
Les originaux sont manipulés avec soin, dans des conditions adaptées (surface propre, gants si nécessaire, protection contre poussière/lumière directe).
Les supports et fichiers sont identifiés et suivis afin d’éviter toute confusion.

Un diagnostic initial est réalisé afin d’évaluer l’état, la complexité et les contraintes de traitement.
Une estimation est fournie gratuitement après ce diagnostic initial.
Dans le cas d’inventaires conséquents, la gratuité de l’estimation peut être annulée.
- Une offre sur mesure pour le diagnostic initial sera alors proposée.

Un contrat de collaboration est systématiquement établi.
Le contrat inclut une description détaillée des documents à traiter (quantité, formats, état, priorités, objectifs, livrables, délais, conditions particulières).

Mandats standards (3 phases)
- 30% à la commande
- 30% en cours du travail
- 40% à la livraison
Petits mandats (2 phases)
- 50% à la commande
- 50% à la livraison

Les frais et honoraires externes éventuels (impressions, hébergement web, développements spécifiques, etc.) font l’objet d’un devis.
Ils sont payables en avance.

Les documents sources et les livrables peuvent être échangés:
- en mains propres,
- via un service de livraison,
- ou par la poste.
Les modalités (assurance, emballage, suivi, signature) sont définies selon la valeur et la sensibilité des documents.

La durée de conservation, les modalités de renouvellement annuel et les conditions de suppression sont définies dans l’offre et/ou le contrat.
Une suppression sur demande est possible, sous réserve d’obligations légales ou contractuelles spécifiques.

Après remise des livrables, nous pouvons supprimer les fichiers de nos systèmes sur demande du/de la client·e.
En cas de sauvegarde contractée, la conservation s’applique selon les conditions convenues.

Le/la client·e garantit disposer des droits nécessaires pour la reproduction et la numérisation des documents confiés (droits d’auteur, droits à l’image, droits des tiers, etc.).

Les conditions de responsabilité en cas de dommages ou pertes lors du transport (notamment en cas d’expédition postale) sont définies au cas par cas selon la valeur et la sensibilité des documents, ainsi que le mode d’envoi choisi (assurance, suivi, signature).

Chaque mandat est identifié par un numéro de mandat.
Un inventaire peut être établi (liste des documents) selon la nature et le volume du mandat.
Un accusé de réception peut être fourni à la prise en charge et à la restitution des documents.